Το Πρόγραμμα ξεκίνησε το 1995. Οι ερευνητές του Προγράμματος επισκέφθηκαν 38 από τις 42 ρωμαίικες κοινότητες της Πόλης, έχουν καταγράψει όλα τα σωζόμενα ενοριακά και κοινοτικά αρχεία και έχουν φωτογραφίσει περισσότερες από 1.000.000 σελίδες.

Το Πρόγραμμα Εντοπισμού, Καταγραφής, Φωτογράφισης και Ψηφιοποίησης Αρχειακού Υλικού των Ρωμαίικων Κοινοτήτων της Πόλης υλοποιήθηκε με τη συμπαράσταση και τη βοήθεια του Οικουμενικού Πατριάρχη κ. Βαρθολομαίου, καθώς και των προέδρων των ενοριών και των κοινωφελών ιδρυμάτων στην Πόλη. Το Πρόγραμμα χρηματοδοτήθηκε κυρίως από την Γενική Γραμματεία Έρευνας και Τεχνολογίας, από την Κοινωνία της Πληροφορίας (ΕΠ ΚτΠ. Μέτρο 1.3.: Τεκμηρίωση, Αξιοποίηση και Ανάδειξη του Ελληνικού Πολιτισμού, Πρόσκληση 65) του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών), από την Γραμματεία Αποδήμου Ελληνισμού, από το Πανεπιστήμιο Αθηνών, από το Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο, από το Δημοκρίτειο Πανεπιστήμιο Θράκης, από το Ίδρυμα Σταύρος Νιάρχος, από το Ίδρυμα Αλέξανδρος Ωνάσης, από το Ίδρυμα Ιωάννη. Σ. Λάτση, από το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος, και από την τεχνική εταιρεία Έδραση.

Από το 1996 μέχρι το 1998 το πρόγραμμα υποστηρίχτηκε από το Ινστιτούτο Μεσογειακών Σπουδών του Πανεπιστημίου Κρήτης (Θανάσης Καλπαξής, Ελισάβετ Ζαχαριάδου, Αιμιλία Θεμοπούλου), το Τμήμα Μεθοδολογίας, Ιστορίας και Θεωρίας της Επιστήμης του Πανεπιστημίου Αθηνών (Κώστας Γαβρόγλου, Μανώλης Πατηνιώτης, Πηνελόπη Στάθη, Βαρβάρα Σπυροπούλου), το Κέντρο Μικρασιατικών Σπουδών (Πασχάλης Κιτρομηλίδης, Γιώργος Γιαννακόπουλος, Ματούλα Κουρουπού, Ιωάννα Πετροπούλου), την Ένωση Κωνσταντινουπολιτών (Στέλιος Ροΐδης, Νίκος Ζαχαριάδης), το Σύλλογο Μνημοσύνη (Ακύλας Μήλας, Δημήτρης Σταματόπουλος) και το Ινστιτούτο Τεχνολογίας Υπολογιστών του Πανεπιστημίου της Πάτρας (Δημήτρης Χριστοδουλάκης, Γιώργος Ορφανός).

Από το 1998 και μετά την ευθύνη του προγράμματος έχει αναλάβει καθ’ ολοκληρίαν το Τμήμα Μεθοδολογίας, Ιστορίας και Θεωρίας της Επιστήμης, το οποίο μερίμνησε και για την ανεύρεση πόρων από ιδιωτικούς και δημόσιους φορείς. Το Εργαστήριο Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Ιστορικών Αρχείων του Τμήματος είχε την οργανωτική και τεχνολογική ευθύνη του Προγράμματος. (Κώστας Γαβρόγλου, Μανώλης Πατηνιώτης, Μαρία Χαϊδοπούλου-Βρυχέα, Αθηνά Σπανάκη, Έφη Κάννερ) καθώς  και την ευθύνη ψηφιοποίησης και ταξινόμησης του υλικού (Βάσω Φαζού,.Μαρία Ζαρίφη, Αθηνά Σπανάκη, Λία Τσιγωνάκη, Μαρία Χαϊδοπούλου-Βρυχέα, Ειρήνη Παθιάκη). Αποφασιστική στην ολοκλήρωση του Προγράμματος ήταν η συμμετοχή του κ. Δημήτρη Φραγκόπουλου, τέως Λυκειάρχη του Ζωγραφείου Λυκείου στην Πόλη. Συνέβαλλαν επίσης με πολλαπλούς τρόπους ο κ. Δ. Ανεστίδης, υπεύθυνος του περιοδικού Καθ’ ημάς Ανατολή, ο Σάββας Τσιλένης και ο κ. Ι. Σκαρλάτος, καθηγητής στο Πανεπιστήμιο του Βοσπόρου. Τον τεχνικό συντονισμό του συνόλου των φωτογραφικών εργασιών είχε ο κ. Αλέξης Πετρίδης.

 Για την πραγματοποίηση του Προγράμματος, έγιναν επανειλημμένες επισκέψεις σε όλες τις κοινότητες, τα σχολεία και τα κοινωφελή ιδρύματα. Η πληρότητα και ο τεράστιος όγκος του υλικού που βρέθηκε αποτελούν μια αδιαμφισβήτητη ένδειξη όχι μόνο για το εύρος των δραστηριοτήτων των Ρωμιών της Πόλης, αλλά και για τη μεγάλη φροντίδα που έδειξαν οι κατά καιρούς διοικήσεις των ενοριών για τη φύλαξη του πολύτιμου αυτού υλικού, παρά τις πιέσεις που συχνά είχαν για «δανεισμούς» ή, ακόμη, και για «αγορές».

Στα αρχεία περιλαμβάνονται τα ταμεία των κοινοτήτων, τα πρακτικά συνεδριάσεων, η αλληλογραφία, τα διάφορα μητρώα (γεννήσεων, γάμων, θανάτων), μητρώα μαθητών, δημοτολόγια, όλων των ειδών αλληλογραφία κτλ. Επίσης υπάρχουν και οι κανονισμοί διαφόρων σωματείων, καθώς και η εφημερίδα Απογευματινήπου εκδίδεται από το 1925.

Τα αρχειακά τεκμήρια απεικονίζουν ολόκληρο το φάσμα των δραστηριοτήτων και της καθημερινότητας των ρωμαίικων κοινοτήτων και ενοριών της Πόλης, από τις τελευταίες δεκαετίες του 18ου αιώνα μέχρι και τη δεκαετία του 1990. Μας επιτρέπουν, έτσι, να κατανοήσουμε τη θέση της ενορίας και της κοινότητας στη ζωή των Ρωμιών της Πόλης, σε μια μακρά χρονική εξέλιξη.

                                                                                                    ***

Σκοπός του προγράμματος ήταν η κατασκευή ενός πληροφοριακού συστήματος που περιλαμβάνει την βάση δεδομένων με το σύνολο των καταγραφέντων τεκμηρίων των Ρωμιών της Πόλης και την ταυτόχρονη αντιστοίχηση τους με τα φωτογραφικά τεκμήρια.

Για τον λόγο αυτό ξεκίνησε το 1998 πρόγραμμα κατασκευής πληροφοριακού συστήματος σε συνεργασία με το τμήμα Πληροφορικής της Πάτρας. Κατασκευάστηκε βάση δεδομένων με 1300 εγγραφές περίπου αλλά προέκυψαν προβλήματα στο λογισμικό και στη συνέχεια το πρόγραμμα εγκαταλείφθηκε.

Στην περίοδο 2006-2007 υλοποιήθηκε το προηγούμενο πρόγραμμα με τον καλύτερο δυνατό τρόπο με την συνεργασία πληροφορικών του Πανεπιστημίου Αθηνών . Τα δομικά προβλήματα όμως παρέμεναν, είχαν περαστεί μόνο 1300 εγγραφές από τις 7000 συνολικά και μόνον σε 700 είχε γίνει αντιστοίχηση με τα φωτογραφικά τεκμήρια, επίσης το περιβάλλον διαχείρισης απαιτούσε την εκμάθηση του προγράμματος από τους ερευνητές και την συστηματική καταχώρηση και των υπολοίπων εγγραφών. Στην πράξη και αυτή η προσπάθεια έμεινε ανολοκλήρωτη και δεν ασχολήθηκε κανείς ερευνητής μαζί της.

Μια τρίτη ανολοκλήρωτη προσπάθεια έγινε και στην "Πέργαμο" ένα ολοκληρωμένο Σύστημα Ψηφιακής Βιβλιοθήκης του ΕΚΠΑ.

                                                                                                 ***

Το παρόν ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα είναι αποτέλεσμα της εθελοντικής εργασίας του Αλέξανδρου Αγγελάκη την τριετία 2010-2013.

Για την υλοποίηση του προγράμματος έγινε πρωτογενής επεξεργασία ολόκληρου του καταγραφέντος  υλικού το οποίο αποτελείτο από

1: περισσότερες από 70 βάσεις δεδομένων της access  95, όπου είχαν καταγράψει οι ερευνητές τα τεκμήρια.

2: την παλαιά βάση δεδομένων των 1300 εγγραφών που δημιουργήθηκε από το τμήμα πληροφορικής του Πανεπιστημίου Πατρών και τη μετέπειτα εξέλιξη της σε βάσεις της μορφής MySQL.

3: εκατοντάδες χιλιάδες φωτογραφικών αρχείων, ποσοστό των οποίων είχε φωτογραφηθεί ψηφιακά το δε υπόλοιπο αναλογικά (με τις παλαιές φωτογραφικές μηχανές). Τα αναλογικά φιλμ αφού εμφανίστηκαν, ενώθηκαν ανά εικοσάδες και κάθε καρούλι που προέκυπτε έπαιρνε όνομα της μορφής Σειρά ΧΧ 1-20, 21-40 κλπ. Μετά την ψηφιοποίηση το περιεχόμενο των αναλογικών φιλμ σώθηκε σε φακέλους της μορφής Σειρά ΧΧ 1-20, 21-40 κλπ.

4: διάφορες χειρόγραφες  σημειώσεις.

Στη συνέχεια έγιναν οι ακόλουθες εργασίες:

Έγινε επεξεργασία των αρχικών βάσεων δεδομένων της access 95 και δημιουργήθηκε μία νέα βάση δεδομένων που περιελάμβανε περισσότερες από 7000 εγγραφές δηλαδή το σύνολο της καταγραφείσας πληροφορίας.

Στη συνέχεια κατασκευάστηκαν αλγόριθμοι σύγκρισης της νέας βάσης με την παλαιότερη των 1300 εγγραφών. Η επιπλέον πληροφορία αντλήθηκε με τον κατάλληλο τρόπο και ενσωματώθηκε στην νέα βάση.

Επίσης έγινε επεξεργασία των εκατοντάδων χιλιάδων φωτογραφιών που προέκυψαν από την ψηφιοποίηση, με αποκοπή του άχρηστου περιθωρίου και ενίσχυση της λεπτομέρειας , σε δεύτερη φάση έγινε κατάλληλη επεξεργασία για την προβολή στο διαδίκτυο του συνόλου του φωτογραφικού υλικού (αναλογικού και ψηφιακού) ενώ σε τρίτη φάση μετονομάστηκαν οι φωτογραφίες με χρήση λατινικών χαρακτήρων.

Κατασκευάστηκε σύστημα αρχείων με χιλιάδες κενούς φακέλους και υποφακέλους και καθένας απ’ αυτούς ονοματοδοτήθηκε κατάλληλα και αντιστοιχίστηκε με την κατάλληλη εγγραφή (τεκμήριο) στην νέα βάση δεδομένων. Στη συνέχεια οι κενοί φάκελοι γεμίστηκαν με το αντιστοιχούν φωτογραφικό υλικό το οποίο αντλήθηκε από  τα προηγουμένως κατάλληλα επεξεργασμένα φωτογραφικά αρχεία που ευρίσκοντο διασκορπισμένα σε διάφορα ψηφιακά μέσα. (Παράδειγμα: αν μια εγγραφή είχε όνομα Σειράς “Σειρά Ε2. 19-23” τα φωτογραφικά αρχεία έπρεπε να αντληθούν εν μέρει από τον φάκελο Σειρά Ε2. 01-20 και εν μέρει από τον φάκελο Σειρά Ε2. 21-40  ).

Στο τέλος κατασκευάστηκε το παρόν ολοκληρωμένο πληροφοριακό σύστημα που συνδέει τις καταγραφές με τα φωτογραφικά τεκμήρια, με χρήση της γλώσσας προγραμματισμού php και του συστήματος διαχείρισης σχεσιακών βάσεων δεδομένων MySQL. Το σύστημα φιλοξενήθηκε στο Joomla,  ένα ελεύθερο και ανοικτού κώδικα σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, και η εξυπηρέτηση των ιστοσελίδων έγινε με χρήση 2 Apache Web Server σε συστήματα Linux και Windows.

Έγινε μεγάλη προσπάθεια να ανευρεθεί ολόκληρο το φωτογραφικό υλικό, μέρος του οποίου είχε “χαθεί” στα 17 χρόνια του προγράμματος, και μετά από ενδελεχή έρευνα βρέθηκαν οι συλλογές των Δημήτρη Φραγκόπουλου και Γεώργιου Ασκητόπουλου και έγινε πλήρης αντιστοίχηση των αρχείων τους με τα φωτογραφικά τεκμήρια.

Με βάση τα παραπάνω δίνεται για πρώτη φορά η δυνατότητα στον ερευνητή -και όχι μόνο- 17 ολόκληρα χρόνια μετά την έναρξη του προγράμματος, να δει από οπουδήποτε το σύνολο του αρχειακού υλικού των Ρωμιών της Πόλης και της εφημερίδας “Απογευματινή”, να αναζητήσει με οποιονδήποτε σύνθετο τρόπο τα τεκμήρια, να εξάγει ταχύτατα τα αποτελέσματα , και να φυλλομετρήσει το φωτογραφικό υλικό σε εικόνες υψηλής ανάλυσης, αποκτώντας εποπτεία στο σύνολο του υλικού.